Fravær – forberedelse
Her kan I læse om:
- Start registrering af fraværsdata fra årets start – for at lette jeres indberetning.
- De forskellige indberetningsmåder, som I kan vælge imellem:
- Indberetning via et eksternt servicebureau
- Indberetning via udtræk og upload af data fra et internt løn-/fraværssystem (indkøbt eller selvudviklet)
- Indberetning via upload af CSV-fil fra tidsregistreringssystem
- Indberetning ved hjælp af statistik-specifikt regneark "Skema til Fravær"/manuel indtastning (hvis I ikke anvender et servicebureau eller et system til løn/fravær/tidsregistrering).
- Hvordan I kan skifte indberetningsmåde i løbet af året.
I december måned modtager nye indberettere til fraværsstatistikken et brev med information om forberedelse til indberetning af fraværsoplysninger for det følgende år.
Adviseringen skal sikre, at virksomheder kan vælge indberetningsmåde, forberede deres indberetning og registrere relevante data fra årets start – det vil sige 1. januar – så indberetningen kan foregå så let som muligt.
Hvis virksomheden kommer sent i gang med opsamling af data og/eller opsætning af systemer, så bliver indberetningen mere tidskrævende.
Bemærk: Virksomheder, der allerede indberetter fravær til DA, Finans Danmark og F&P Arbejdsgiver, Apotekerforeningen eller Økonomistyrelsen/KRL, skal ikke foretage sig yderligere, da organisationerne varetager indberetning til Danmarks Statistik på vegne af deres indberetningspligtige medlemsvirksomheder.
Læs mere nedenfor om de forskellige indberetningsmåder, som I kan vælge imellem, og om hvordan I registrerer relevante oplysninger og opsætter relevante systemer, så jeres indberetning foregår så let som muligt.
Virksomheder, der anvender et eksternt servicebureau, fx Visma DataLøn eller ProLøn, kan i mange tilfælde få indberetningen foretaget automatisk via servicebureauet.
OBS: Det er ikke alle serviceaftaler, der dækker indberetning til Danmarks Statistik.
Før jeres servicebureau kan indberette på jeres vegne, skal I sikre følgende:
- Jeres servicebureau skal oplyses om, at jeres virksomhed skal tilmeldes automatisk indberetning til Fravær. Processen varierer og kan fx være:
- Log på jeres system, og sæt markering ved Danmarks Statistik som indberetningsmodtager.
- Kontakt jeres servicebureau, og oplys dem om, at I skal indberette til Fravær, så vil de åbne jeres statistikmodul.
- Læs "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)" nedenfor.
- Da nogle servicebureauer registrerer oplysningerne løbende, er det vigtigt, at I opdaterer løn-/fraværssystemet inden indberetningsperiodens start og løbende ved nye medarbejdere eller stillingsskift.
- OBS: Hvis I ikke klargør systemet fra start og opdaterer oplysninger løbende, skal I indtaste data manuelt.
Bemærk, at ovenstående er en generel beskrivelse af de nødvendige trin, men proceduren kan variere afhængig af servicebureauet. I bedes derfor kontakte jeres udbyder, hvis I har spørgsmål.
Vejledninger
Vejledning: Fraværsstatistik 2025 (PDF)
Vejledning: Fraværsstatistik 2024 (PDF).
Virksomheder, der anvender et internt løn-/fraværssystem (indkøbt eller selvudviklet), vil i mange tilfælde kunne udtrække de nødvendige oplysninger fra systemet og uploade dem via indberetningens startside.
OBS: Man skal have MitID Erhverv og en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik via vores indberetningsløsning (IDEP). Læs mere om rettigheden nedenfor.
Generelt bedes I sikre følgende:
- Læs "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)" nedenfor.
- Opdatér jeres løn-/fraværssystem med oplysninger, jf. seneste "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)", da der kan være ændringer fra år til år.
- Før I kan indberette fraværsstatistik via udtræk fra jeres løn-/fraværssystem, skal I sørge for at opdatere systemet med personoplysninger på medarbejderkortet og sikre jer, at de forskellige fraværstyper, der benyttes og opsamles til fraværsstatistikken, følger standarder og formater i "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)".
- Da nogle løn-/fraværssystemer registrerer oplysningerne løbende, er det vigtigt, at I opdaterer systemet inden indberetningsperiodens start og løbende i forhold til nye medarbejdere og stillingsskifte.
- Når det er tid til indberetning, kan I trække en fil fra jeres løn-/fraværssystem (Excel eller ESI-fil), sikre at den overholder indberetningens formatkrav og uploade den på indberetningens startside.
- OBS: Hvis I ikke opdaterer fra start og løbende, skal I indtaste data manuelt.
Find mere vejledning til Fravær og IDEP nedenfor:
Vejledninger m.m.
- Vejledning: Fraværsstatistik 2025 (PDF)
- Vejledning: Fraværsstatistik 2024 (PDF)
- Vejledning: Upload af fil via IDEP
- Vejledning: Import af fil fra løn-/fraværssystem eller regneark til IDEP (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger (PDF)
- ESI-standard: For indberetning via løn-/fraværssystem (PDF)
- Tredjepart via IDEP (PDF).
Hvor skal I indsende data?
Vi kontakter jer, når det er tid til at indsende data, men husk at registrere data løbende for hele året. Læs eventuelt mere på oplysningssiden for Fravær.
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via vores indberetningsløsning (IDEP).
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette fraværsstatistik på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP (PDF).Hvis jeres virksomhed har et tidsregistreringssystem, hvorfra I kan hente oplysningerne, er der mulighed for at uploade en CSV-fil.
Generelt bedes I sikre følgende:
- Læs "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)" nedenfor.
- CSV-filen skal overholde det recordformat, som er beskrevet i dokumentet "Filformat til regneark og lignende løsninger", som skal benyttes til indberetninger via eget system. Dokumentet findes nedenfor under "Vejledninger".
- For at I kan indberette korrekt, skal I inden indberetningsperiodens start sikre jer, at jeres fraværsregistreringer opsamles i henhold til vores "Vejledning: Fraværsstatistik (PDF)".
- OBS: Hvis I ikke opdaterer fra start og løbende, skal I indtaste data manuelt.
Bemærk, at ovenstående er en generel beskrivelse af de nødvendige trin, men proceduren kan variere afhængig af løn-/fraværssystem.
Find mere vejledning til Fravær og vores indberetningsløsning (IDEP) nedenfor:
Vejledninger
- Vejledning: Fraværsstatistik 2025 (PDF)
- Vejledning: Fraværsstatistik 2024 (PDF)
- Vejledning: Upload af fil via IDEP.
- Vejledning: Import af fil fra løn-/fraværssystem eller regneark til IDEP (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger (PDF)
- Tredjepart via IDEP (PDF).
Hvor skal I indsende data?
Vi kontakter jer, når det er tid til at indsende data, men husk at registrere data løbende for hele året. Læs eventuelt mere på oplysningssiden for Fravær.
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via vores indberetningsløsning (IDEP).
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? - (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? - (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette Fravær på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP - (PDF).Hvis jeres virksomhed ikke benytter et eksternt servicebureau eller et internt system til løn/fravær/tidsregistrering, skal I indberette de nødvendige oplysninger manuelt via vores indberetningsløsning (IDEP). Læs mere om valg af indberetningsmåde nedenfor.
OBS: Man skal have MitID Erhverv og en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik via IDEP. Læs mere om rettigheden nedenfor.
I kan indberette Fravær via IDEP på to måder:
1) Udfyld og upload statistik-specifikt regneark i IDEP
- Første gang I indberetter til fraværsstatistikken, skal I hente et statistik-specifikt regneark under ”Vejledninger” nedenfor.
- Hvis I tidligere har indberettet til fraværsstatistikken, sender vi et præudfyldt regneark til jeres virksomhed via Digital Post, når det er tid til at indberette. Regnearket indeholder oplysninger om medarbejdere, som I tidligere har indberettet, så de ikke skal indtastes igen.
- Udfyld regnearket (A eller B) og gem det på din PC.
- Vælg START INDBERETNING øverst på indberetningens startside.
- Log på med MitID Erhverv (HUSK, at du også skal have den særlige Virk-rettighed).
- Vælg: [+] Dan en indberetning.
- Vælg indberetning: Fravær.
- Vælg indberetningstype: Dataimport fra fil.
- Vælg importformat: Fravær i EXCEL-format.
- Vælg regnearket på din PC og vælg Upload.
- Bekræft/vælg statistisk periode.
- Din fil valideres.
- Hvis status er Kan godkendes – vælg: Kan godkendes.
- Vælg: Gå til indberetningslisten.
- Vælg: Godkend og fortsæt.
- Vælg: Send indberetningen.
Find mere vejledning til Fravær, IDEP, statistik-specifikt regneark m.m. nedenfor.
2) Indtast oplysninger manuelt i IDEP
- Vælg START INDBERETNING øverst på indberetningens startside.
- log på med MitID Erhverv (HUSK, at du også skal have den særlige Virk-rettighed)
- Vælg: [+] Dan en indberetning.
- Vælg indberetning: Fravær.
- Vælg indberetningstype: Manuel indtastning.
- Vælg periode.
- Vælg: Opret, og indtast oplysninger for hver enkelte medarbejder.
- Vælg: Gem og videre til poster.
- Vælg: Send indberetningen.
Find mere vejledning til Fravær og IDEP nedenfor:
Vejledninger m.m.
- Vejledning: Fraværsstatistik 2025 (PDF)
- Vejledning: Fraværsstatistik 2024 (PDF)
- Vejledning: Upload af fil via IDEP
- Vejledning: Import af fil fra løn-/fraværssystem eller regneark til IDEP (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger (PDF)
- Tredjepart via IDEP (PDF).
Skemaer
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via vores indberetningsløsning (IDEP).
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? - (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? - (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette Fravær på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP - (PDF).Kontakt jeres nye servicebureau eller systemudbyder hurtigst muligt for at sikre en fortsat opsamling – og eventuel indsendelse – af de nødvendige oplysninger.
Brug for hjælp?
Vores supportteam kan svare jer via e-mail eller ringe jer op.
