Tilknytning af øvrige data

Kun godkendte og dokumenterede data: Øvrige data skal være omfattet af en godkendt projektindstilling. Dokumentation af indholdet i de øvrige data skal uploades som bilag i Danmarks Datavindue. Se nedenfor under ’Dokumentation af øvrige data’.

Ingen oplysninger som identificerer personer eller virksomheder: Personnavne, virksomhedsnavne, besvarelser med fritekst i surveys og andre oplysninger, som tilnærmelsesvis identificerer personer eller virksomheder, må ikke indgå i øvrige data. Sådanne variable skal fjernes eller kategoriseres før øvrige data leveres til Forskningsservice.

Kun de nøglevariable der skal bruges: Kun de nøglevariable, fx personnummer, der skal bruges til at koble de øvrige data med de øvrige data på projektet, må medtages. Nøglevariable, som ikke skal bruges, skal fjernes, før data leveres til Forskningsservice.

Kun numeriske variable og kategoriserede tekstvariable: Øvrige data må ikke indeholde ikke-kategoriserede tekstvariable, fx fritekst.

Kun oplysninger der skal bruges til det konkrete projekt: Variable, der ikke skal anvendes, skal fjernes, før data leveres til Forskningsservice.

Øvrige data må leveres i følgende formater:

• .ASC
• .CSV
• .DTA
• .ODS
• .PDF
• .SAS7BCAT
• .SAS7BDAT
• .SAV
• .XLS
• .XLSX

Øvrige data skal dokumenteres, så Forskningsservice får de oplysninger, som er nødvendige for at kunne håndtere de øvrige data og levere dem til det konkrete projekt. Institutionen har derfor ansvaret for, at en oversigt med nedenstående indhold uploades som bilag i Danmarks Datavindue.

1. En kort beskrivelse af data (fx oprindelse og indhold)
2. Datasættets navn, variabelnavne samt beskrivelse af variabelindhold
3. De nøglevariable som skal afidentificeres. Dvs. de variable som skal bruges til at koble de øvrige data med øvrige data i projektet (fx personnumre).
4. Hvilke øvrige variable skal afidentificeres? Dvs. variable, der kan henføres direkte til personer eller virksomheder (fx CVR-nummer, ydernummer, løbenummer, eller andre ID-numre).
5. Indeholder de øvrige data nøglevariable, der skal kobles med nøglevariable i tidligere leverede datasæt?

Hvis data leveres direkte til Forskningsservice fra en anden dataleverandør, kan yderligere dokumentation være nødvendig, fx variable som skal slettes (se ’Krav til øvrige data’ ovenfor).

Oversigten skal uploades som bilag i Danmarks Datavindue under ’Øvrige datakilder’ i et almindeligt tilgængeligt format (Excel, Word, el.).

Hvis data skal kobles til flere populationer, skal dokumentationen vedhæftes som bilag under ’Øvrige datakilder’ for minimum én af disse populationer. De øvrige data skal fremgå under ’Øvrige datakilder’ for hver population.

Når de øvrige data er leveret til Danmarks Statistik og dokumentation uploadet i Danmarks Datavindue, anbefales det at advisere den projektansvarlige i Forskningsservice pr. mail.

Filer, som I skal bruge på jeres projekt, der ikke indeholder mikrodata (fx programfiler), skal ikke uploades via FSE-Upload.

Filerne kan sendes direkte til den medarbejder fra Forskningsservice, der er ansvarlig for jeres projekt, hvis du arbejder på et underprojekt til en projektdatabase. Arbejder du under forskerordningen, kan du sende en mail til forskningsservice@dst.dk. I begge tilfælde skal du vedhæfte filerne til mailen. Derudover skal du:

1. Bekræfte, at du har tjekket filerne for at sikre, at de ikke indeholder mikrodata.
2. Bekræfte, at filerne ikke indeholder mikrodata.
3. Give en kort beskrivelse af, hvad filerne indeholder, og relevansen ift. projektets formål.
4. Angive konkret sti, hvor filerne skal placeres.
5. Sikre, at filerne er indsendt i et almindeligt tilgængeligt format, som kan åbnes og kontrolleres af Forskningsservice uden brug af specialiseret software.

Under Danmarks Statistiks mikrodataordninger er det muligt at uploade øvrige filer med data til anvendelse i et eksisterende projekt. Det er kun data og dokumentation, der kan uploades. Programmer mv. kan sendes til den FSE-medarbejder, der er ansvarlig for projektet.

Dokumentation skal enten sendes til den projektansvarlige fra Danmarks Statistik eller kan uploades i et af de tilladte filformater.

Før du uploader

Før du uploader data til anvendelse i et projekt, skal du sikre dig, at kriterierne for brugen af dine data i projektet er opfyldt. Kravene står beskrevet øverst på siden under ’Krav til øvrige data’.

Håndteringen af øvrige data afregnes efter den anvendte tid, medmindre andet er aftalt på forhånd.

Kontakt den projektansvarlige i Danmarks Statistik på forhånd.

Sådan uploader du filerne

Du logger på remote.dst.dk på samme måde, som når du skal arbejde på et projekt.

1. Under ’Applications og Links’ vælges ’FSE-UPLOAD’.
2. Skriv projektnummeret på det projekt, dine data skal anvendes i.
3. Når projektets titel vises ud for projektnummeret, skal du kontrollere, at det er det rigtige projekt, du har valgt at uploade data til.
4. Tilføj eventuelt en kommentar vedrørende dine data i kommentarfeltet til den projektansvarlige hos Danmarks Statistik. Egentlig korrespondance bør ske via e-mail.
5. Tilføj filer til upload ved at klikke på ’Tilføj fil’. Du kan tilføje en eller flere filer. Hver fil kan fylde op til 2 GB.
6. Bemærk, at ikke alle filtyper kan uploades. Du kan se listen med mulige filtyper under ’Fil-formater’ længere oppe på siden.
7. Når alle filer er valgt, skal du klikke på ’Upload’.
8. Når alle filerne er uploadet, kan du logge ud øverst i højre hjørne.

Se evt. denne vejledning til FSE-upload (pdf), der også indeholder screenshots af uploadsprocessen.

Data kan sendes via sikker e-mail til forskerpost@dst.dk på en af to måder:

1. Institutionen henter Danmarks Statistiks certifikat på hjemmesiden til download af sikkerhedscertifikater: Vælg forskerpost@dst.dk. Vcf-formatet anbefales til Outlook.
   Øvrige data skal herefter sendes til forskerpost@dst.dk. Angiv altid projektnummer og projektansvarlig i Forskningsservice i emnefeltet på e-mailen og orienter den projektansvarlige i Forskningsservice direkte, når de øvrige data er afsendt.
   Danmarks Statistik yder ikke support på kryptering og Digital Signatur. Der henvises i stedet til egen IT-afdeling for vejledning til mitID og sikker e-mail.
2. Institutionen kan anvende sikker tunnelkryptering (SEPO). Opsætningen er individuel for forskellige institutioner og skal forestås af institutionens IT-afdeling, som bør inddrages før de øvrige data indsendes.
   Angiv altid projektnummer og orientér den projektansvarlige i Forskningsservice om, at mailen er sendt med tunnelkryptering (SEPO). Anvendes tunnelkryptering skal øvrige data ligeledes sendes til forskerpost@dst.dk.

Af datasikkerhedsmæssige grunde anbefales det, at en af de to ovenstående muligheder anvendes.

Hvis det ikke er muligt (fx hvis filerne er meget store), kan passwordbeskyttede øvrige data også leveres på fysiske medier direkte til Danmarks Statistik på nedenstående adresse. Projektets kontaktperson i Forskningsservice samt projektnummer skal altid fremgå af det indleverede materiale:

Danmarks Statistik, Servicedesk
Sankt Kjelds Plads 11
2100 København Ø

Att. Projektets kontaktperson i Forskningsservice
Vedr. projektnummer: 7XXXXX

Øvrige data kan enten leveres personligt i Danmarks Statistiks reception eller blive sendt anbefalet til Danmarks Statistik på et fysisk medie (DVD, CD-rom eller USB-stik, som ikke leveres tilbage). Ved levering på et fysisk medie skal de øvrige data være passwordbeskyttede. Password skal ikke leveres sammen med det fysiske medie.

Når de øvrige data er modtaget, skal password sendes på e-mail til projektets kontaktperson i Forskningsservice.